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Quand on pense à sa journée de travail, ce qui nous vient à l’esprit en premier, ce sont les réunions :
Les réunions dominent souvent nos journées de travail, et encore plus depuis les transformations entraînées par le covid. Pour autant, travailler à l’amélioration des pratiques de réunions peut parfois sembler comme une quête perpétuelle et jamais achevée.
Peut-on alors vraiment optimiser le temps passé en réunion ?
Améliorer les pratiques de réunion est ainsi un enjeu stratégique pour nombre d’entreprises. Mais optimiser le temps passé en réunion, cela ne veut pas simplement dire passer plus ou moins de temps en réunion. Une clé de lecture intéressante consiste à comprendre comment on passe son temps temps en réunion.
La visualisation ci-dessous peut être utile pour se poser les bonnes questions sur la politique de réunions.
“Enchaîner des réunions sans pause est un facteur important d’augmentation du stress, de la fatigue et de baisse de performance.”
Optimiser le temps passé en réunion, c’est aussi éviter d’en arriver à un point de rupture, celui du ras-le-bol, celui où notre attention s’échappe, et où chaque nouvelle réunion nous épuise un peu plus.
Pour cela, il est intéressant de s’intéresser au phénomène de Zoom Fatigue, cette fatigue, voire cet épuisement, lié à l’utilisation des plateforme de visio-conférences. Des dizaines de papiers de recherche ont été rédigés sur ce phénomène au cours de ces derniers mois, et des chercheurs de l’université de Standford ont même réalisé une échelle qui permet de mesurer son niveau de Zoom Fatigue.
Par ailleurs des chercheurs de Microsoft, ont aussi démontré que le fait d’enchaîner des réunions sans pause, était un facteur important d’augmentation du stress, de la fatigue et de baisse de performance.
C’est pour cela que nous avons développé un outil qui permet assez simplement de connaître son niveau de Zoom Fatigue à partir de l’analyse du calendrier.
Enfin, optimiser le temps passé en réunion, cela peut aussi vouloir dire éviter que les réunions ne débordent trop sur le temps de vie personnelle.
Pour cela, un bon indicateur, consiste à connaître le nombre de jour chaque mois où des réunions débordent des horaires habituels de travail.
1 – Trois questions à se poser après une réunion.
Dans son livre « The surprising Science of Meetings » Steven Rogelberg, chercheur en science organisationnelle, recommande de se poser les questions suivantes après une réunion :
Selon le chercheur, si la réponse est oui à l’une de ces questions, des améliorations peuvent être faites.
2 – Réduire la durée par défaut des réunions de 5 à 10 minutes
Sur Google Calendar, vous pouvez choisir de réduire la durée par défaut de vos réunions. Il suffit de se rendre dans Paramètres, puis Paramètres des évènements, puis de cocher Réunions abrégées. Vous planifierez alors des réunions de 50 minutes, plutôt que d’une heure.
3 – Ne pas craindre de décliner les réunions jugées inutiles
De nombreuses réunions ne sont pas déclinées, simplement pour ne pas paraître impoli, peu coopératif ou sembler peu engagé.
Quand l’équipe dirigeante et les managers, encouragent clairement leurs collaborateurs à décliner les réunions pour lesquels leur présence est inutile, cela aide à créer une culture des réunions plus efficace. Cela permet aussi à un collaborateur de se sentir plus responsabilisé et d’éviter des situations de malaise.
4 – Avoir un agenda partagé
Une des premières règles pour éviter les réunions inutiles, c’est évidemment d’avoir un agenda clair et partagé avec tous les participants.
Avoir un template d’agenda partagé avec toutes les équipes peut aider. Notion propose des templates standards et personnalisables qui peuvent être une bonne première base.
5 – Collecter des feedbacks et s’en servir
Si vous pensez avoir eu une réunion productive, votre équipe peut penser que c’était une perte de temps. En prenant le temps de savoir si cette réunion leur a été utile, si elle n’était pas trop longue, assez bien structurée … vous pourrez vous en servir pour la longueur, la taille et le format des réunions suivantes.
Pour vous aider à optimiser le temps passé en réunion, et en finir avec les réunions inutiles et la Zoom Fatigue, nous vous donnons accès gratuitement à un rapport sur vos habitudes de réunion.
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