6 problèmes de collaboration à détecter – et à résoudre – Partie 1

Rob Cross – spécialiste dans l’analyse de la collaboration au sein des entreprises et de la manière dont les personnes à haut-potentiel collaborent – et Inga Carboni – spécialiste sur la formation et l’accompagnement des leaders, et chercheuse à la Mason School of Business – ont analysé les principales causes d’échecs dans le fonctionnement de la collaboration grâce à un vaste travail de recherche. Ils ont effectué un ensemble d’entretiens, croisés à une analyse de données de collaboration (ONA – Organizational Network Analysis) au sein d’un panel de grandes entreprises. Il livrent leurs conclusions dans un article publié dans la MIT Sloan Management Review.

Focus sur 2 premiers problèmes de collaboration majeurs : comment les détecter, et que faire ?

Les collaborateurs marginalisés

Les collaborateurs marginalisés sont ceux qui ont un accès difficile aux ressources, et qui ont du mal à apporter leur contribution. Ils sont isolés du groupe, et cela finit par impacter leur performance individuelle et la performance collective, autant que l’engagement et la fidélisation de ces collaborateurs isolés.

Qu’est-ce qui mène à ces situations et comment y remédier ?

Tout d’abord, les nouveaux collaborateurs ou les personnes un peu différentes sont plus enclins à être marginalisés par les dirigeants ou leurs collègues observent les chercheurs.

Mais plus généralement, cette situation se produit aussi fréquemment dans le cadre du télétravail où certains employés peuvent avoir tendance à se déconnecter du groupe.

Les auteurs relatent une anecdote d’un cadre dans une société de conseil qui après une mobilité interne et un passage au télétravail s’est vu marginalisé. Après quelques efforts pour créer un sentiment d’appartenance, « le coût et le temps nécessaires pour se rencontrer régulièrement en personne se sont avérés trop élevés » d’après les dirigeants du groupe explique-t-il. Cela a eu pour effet de marginaliser un ensemble de collaborateurs – dont lui – privés de rencontres sociales avec leurs collègues.

Après s’être rendu compte des conséquences de cette réduction des interactions, la communication interne a alors été restructurée afin de consacrer plus de temps à l’interaction entre les membres de cette équipe – en prenant plus régulièrement des nouvelles par téléphone et en sollicitant leurs opinions – et en organisant plus fréquemment des réunions d’équipe en personne, ce qui a permis de recréer du lien au sein de l’équipe.

D’après les chercheurs, il est important dans ces cas de figure de s’assurer que les collaborateurs soient régulièrement écoutés, et que certains ne se mettent pas eux même de côté.

Face à cela, il est alors possible de mettre en place un ensemble de routines managériales et de rituels d’équipe en demandant par exemple à intervalle régulier à chacun comment se déroule son travail, quelles sont ses priorités, et s’il a besoin d’aide.

Les chercheurs recommandent aussi la mise en place de rendez-vous plus informels comme des petits-déjeuners ou déjeuners d’équipe afin de favoriser la création de lien entre les collaborateurs.

Enfin, il est important de mettre en place un ensemble de mesure spécifiques dans le cadre du travail à distance afin de pouvoir palier à l’éloignement géographique des collaborateurs, et de retrouver les moments informels qui existaient au bureau.

“Le désalignement des équipes peut provenir d’une méconnaissance des capacités des autres, et de la valeur qui peut être produite en travaillant ensemble.

Le désalignement des équipes

C’est ce qu’on observe quand des petits groupes se forment au sein des équipes, et qu’une émulation globale et collective n’émerge pas expliquent les chercheurs.

Cela se traduit notamment par le fait que les collaborateurs peuvent sembler d’accord sur un ensemble d’objectifs lorsqu’ils sont ensemble, mais que dès qu’ils partent travailler individuellement, cela se traduit par une exécution contradictoire.

Un désalignement des équipes a tendance à ralentir et compromettre l’avancée des projets, ainsi qu’à éroder la cohésion d’équipe.

Qu’est-ce qui mène à ces situations et comment y remédier ?

La création d’une concurrence interne entre les équipes est souvent ce qui mène à un désalignement des équipes d’après ce qu’observent les chercheurs. Cela est parfois le résultat involontaire de facteurs structurels tels que la définition et la répartition des rôles de chacun, ainsi que les incitations collectives et individuelles.

Dans ce cas, il est important de s’attaquer à cet ensemble d’éléments fondamentaux qui structurent la collaboration entre les équipes.

Une autre cause du désalignement des équipes peut aussi provenir d’une méconnaissance des capacités des autres personnes, et de la valeur qui peut être produite en travaillant ensemble.

Face à cela, le responsable RH d’une entreprise dans l’alimentaire a permis à ses équipes de se réaligner en mettant à l’honneur la célébration collective. Il a mis en place un « pot de la victoire » dans lequel chacun des collaborateurs glisse un post-it de manière anonyme à propos de quelque chose qu’il a réalisé dans la semaine. Les membres de l’équipe les tirent au hasard, et les partagent à haute-voix – sans pour autant attribuer le mérite à quelqu’un – afin de souligner l’importance du travail d’équipe.

Il a aussi mis en place un ensemble d’activités de team building afin de favoriser le renforcement des liens en dehors du cadre du travail entre les différents membres des équipes, afin de permettre une redéfinition des relations interpersonnelles.

La première partie de cet article touche à sa fin, les parties 2 & 3 seront prochainement disponibles afin de mettre en valeur 4 autres problèmes de collaboration à détecter et à résoudre :

  • Collaborateurs débordés
  • Fonctionnement en silo
  • Surcharge liée à la difficulté à prioriser
  • Fonctionnement centralisé

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